Ý NGHĨA CỦA MỘT SỐ LOẠI GIẤY TỜ HỘ TỊCH

TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG (PHẦN 1)

     Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết đi, cụ thể, bao gồm các sự kiện: sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; xác định lại giới tính; xác định lại dân tộc. Vấn đề đăng ký và quản lý hộ tịch được quy định tại Luật Hộ tịch năm 2014.

          Trên cơ sở sự kiện đăng ký của mỗi cá nhân, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ cấp cho họ các giấy tờ xác nhận sự kiện hộ tịch như: Giấy khai sinh; giấy chứng nhận kết hôn; giấy chứng tử…Trong hoạt động công chứng cho thấy, hầu hết thành phần của hồ sơ yêu cầu công chứng có một hoặc một số các loại giấy tờ hộ tịch. Chính vì vậy có thể nói nghiên cứu, tìm hiểu pháp luật về hộ tịch là rất quan trọng đối với mỗi người hành nghề công chứng. Bài tiểu luận hôm nay sẽ viết về ý nghĩa của các giấy tờ khai sinh; nhận nuôi con nuôi; nhận cha, mẹ, con trong hoạt động hành nghề công chứng.

1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh, nhận nuôi con nuôi và nhận cha, mẹ, con

Giấy khai sinh; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ cho con; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi là những giấy tờ hộ tịch có giá trị chứng minh mối quan hệ giữa cha, mẹ, con và quan hệ giữa anh, chị, em.

1. Đăng ký khai sinh

Thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc về Ủy ban nhân nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh (Điều 13 Luật Hộ tịch 2014). Đây là quy định mang tính nguyên tắc, theo đó người đi đăng ký khai sinh có thể lựa chọn Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú của người cha hoặc của người mẹ để thực hiện đăng ký khai sinh. Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt như trẻ em bị bỏ rơi; chưa xác định được cha, mẹ; trẻ em sinh ra do mang thai hộ… việc khai sinh cho những trường hợp đặc biệt này được quy định tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (Nghị định số 123/2015/NĐ-CP) như sau:

• Đối với trẻ bị bỏ rơi: Thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi trẻ bị bỏ rơi (Điều 14);
• Đối với trẻ chưa xác định được cha, mẹ: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi trẻ đang cư trú có trách nhiệm đăng ký khai cho trẻ (Điều 15);
• Trẻ em sinh ra do mang thai hộ: Thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của vợ hoặc chồng nhờ mang thai hộ (Điều 13 Luật Hộ tịch 2014; Điều 16 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP);
• Đối với trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại địa bàn xã ở khu vực biên giới còn mẹ hoặc cha là công dân nước láng giềng thường trú tại đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam tiếp giáp với xã ở khu vực biên giới đó: thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã ở khu vực biên giới nơi công dân Việt Nam thường trú (Điều 17);

Việc đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài sẽ thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự (gọi chung là cơ quan đại diện) của Việt Nam ở nước ngoài tùy từng trường hợp cụ thể:

•  Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài: thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc về cơ quan đại diện (khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014);
•  Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trong các trường hợp tại Điều 35 Luật Hộ tịch:

+ Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch;

+ Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;

+ Có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;

+ Có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch;

+ Trẻ em được sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt nam có cha và mẹ là công dân Việt Nam; hoặc có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.

•  Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của trẻ em có cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là công dân Việt Nam, thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài mà chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt Nam (Điều 29, Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Ngoài ra căn cứ vào khoản 1 Điều 48 Luật Hộ tịch 2014 thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam có thẩm quyền thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch đối với trường hợp trẻ có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là công dân nước ngoài, sinh ra ở nước ngoài, đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam.

2. Đăng ký việc nuôi con nuôi

Thẩm quyền đăng ký nuôi con nuôi được quy định tại Điều 9 Luật nuôi con nuôi 2010. Theo đó, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) nơi thường trú của người được giới thiệu làm con nuôi hoặc của người nhận con nuôi sẽ có thẩm quyền đăng ký việc nuôi con nuôi trong nước. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) nơi thường trú của người được giới thiệu làm con nuôi có thẩm quyền quyết định việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đăng ký việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài. Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài đăng ký việc nuôi con nuôi của công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài.

Ngoài ra, Điều 2 Nghị định số 19/2011/NĐ-CP ngày 21/3/2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Nuôi con nuôi (Nghị định số 19/2011/NĐ-CP) được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 24/2019/NĐ-CP ngày 05/3/2019 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP quy định thêm một số trường hợp cụ thể khác:

• Đối với việc nuôi con nuôi trong nước, trường hợp cha dượng hoặc mẹ kế nhận con riêng của vợ hoặc chồng làm con nuôi; cô, cậu, dì, chú, bác ruột nhận cháu làm con nuôi thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người nhận con nuôi hoặc của người được nhận làm con nuôi thực hiện đăng ký việc nuôi con nuôi.

Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi chưa chuyển vào cơ sở nuôi dưỡng được nhận làm con nuôi, thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi lập biên bản xác nhận tình trạng trẻ em bị bỏ rơi thực hiện đăng ký việc nuôi con nuôi.

Trường hợp trẻ em ở cơ sở nuôi dưỡng được nhận làm con nuôi, thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có trụ sở của cơ sở nuôi dưỡng thực hiện đăng ký việc nuôi con nuôi.

• Đối với việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thường trú của người được giới thiệu làm con nuôi quyết định việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; trường hợp trẻ em ở cơ sở nuôi dưỡng được nhận làm con nuôi thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi có trụ sở của cơ sở nuôi dưỡng trẻ em quyết định cho trẻ em đó làm con nuôi. Sở Tư pháp thực hiện đăng ký việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài sau khi có quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Đối với việc nuôi con nuôi giữa công dân Việt Nam với nhau tạm trú ở nước ngoài, thì Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi tạm trú của người được nhận làm con nuôi hoặc của người nhận con nuôi thực hiện đăng ký việc nuôi con nuôi. Trường hợp cả hai bên tạm trú ở nước không có Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì người nhận con nuôi nộp hồ sơ đăng ký việc nuôi con nuôi tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nào thuận tiện nhất đối với họ.

3. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

Sự kiện khai sinh đã chứa đựng các việc xác nhận cha, mẹ cho đứa trẻ. Tuy nhiên, một thực tế xã hội khá phổ biến đã và đang tồn tại, đó là trong việc sinh con ngoài giá thú, người cha, người mẹ vì nhiều lý do khác nhau mà từ chối vai trò, trách nhiệm của mình đối với đứa trẻ; bên cạnh đó còn một số lý do khác như: đứa trẻ sinh ra bị bắt cóc, bị đánh tráo, cha, mẹ mất tích…cũng góp phần làm cho việc xác nhận cha, mẹ, con trở thành một vấn đề cần được giải quyết. Quyền nhận cha, mẹ, con là quyền nhân thân quan trọng đối với cá nhân. Bộ luật Dân sự 2015 và Luật hôn nhân và gia đình 2014 đều ghi nhận quyền của người không được nhận là cha, mẹ của một người có thể yêu cầu Tòa án xác định người đó là con mình và ngược lại, con có quyền xin nhận cha, mẹ của mình kể cả trong trường hợp cha, mẹ đã chết.

Căn cứ Điều 24, Điều 43 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 19 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, thẩm quyền đăng ký việc nhận cha, mẹ, con được quy định           như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con;
• Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài; giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài; giữa người nước ngoài với nhau mà một hoặc cả hai bên thường trú tại Việt Nam;
• Ủy ban nhân dân xã ở khu vực biên giới thực hiện đăng ký việc nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú tại địa bàn xã đó với công dân của nước láng giềng thường trú tại đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam, tiếp giáp với xã ở khu vực biên giới của Việt Nam nơi công dân Việt Nam thường trú.

2. Giá trị pháp lý và ý nghĩa trong hoạt động công chứng

1. Giấy khai sinh và trích lục khai sinh

Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Trích lục khai sinh cũng là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm chứng minh sự kiện sinh của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch, trích lục khai sinh chứa đựng đầy đủ các nội dung đăng ký khai sinh. Các nội dung đăng ký khai sinh theo Điều 14 Luật Hộ tịch 2014, bao gồm:

• Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;
• Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;
• Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.

Cũng theo quy định tại Điều 14 này, nội dung đăng ký khai sinh là thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân, được ghi vào Sổ hộ tịch, Giấy khai sinh, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hồ sơ, giấy tờ của cá nhân liên quan đến thông tin khai sinh phải phù hợp với nội dung đăng ký khai sinh của người đó.

Xuất phát từ các nội dung được đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh có giá trị dùng để xác định:

• Họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con của một con người (anh, chị, em ruột);
• Xác định người thừa kế;
• Người đại diện; người giám hộ (đương nhiên);
• Năng lực hành vi dân sự (yếu tố độ tuổi).

Trong hoạt động công chứng, Giấy khai sinh và Trích lục khai sinh xuất hiện chủ yếu trong hoạt động công chứng liên quan đến nội dung thừa kế như công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế; văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế hay văn bản từ chối nhận di sản thừa kế. Ngoài ra, các giao dịch mua bán, tặng cho giữa những người có quan hệ huyết thống thì Giấy khai sinh và Trích lục khai sinh có giá trị chứng minh quan hệ huyết thống đó và sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân khi họ làm các thủ tục ở cơ quan thuế. Bên cạnh đó, với những người chưa đủ tuổi thành niên, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự…giấy tờ khai sinh sẽ giúp công chứng viên xác định chính xác người có tư cách đại diện để tham gia giao dịch.

Một nội dung nữa mà những người hành nghề công chứng cần phải lưu ý là giá trị của Giấy khai sinh. Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 123/2015 thì Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

2. Giấy chứng nhận nuôi con nuôi, Quyết định cho trẻ em làm con nuôi    nước ngoài

            Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 19/2011/NĐ-CP quy định về thủ tục đăng ký việc nuôi con nuôi như sau: “1. Việc đăng ký nuôi con nuôi được tiến hành tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi đăng ký nuôi con nuôi, cha mẹ nuôi, cha mẹ đẻ, người giám hộ hoặc đại diện cơ sở nuôi dưỡng và người được nhận làm con nuôi phải có mặt. Công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và trao Giấy chứng nhận nuôi con nuôi cho các bên”. Đối với việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài, khoản 3 Điều 37 Luật Nuôi con nuôi 2010 quy định: sau khi có Quyết định cho trẻ em làm con nuôi nước ngoài của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp đăng ký việc nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch và tổ chức lễ giao nhận con nuôi tại trụ sở Sở Tư pháp.

            Kết quả của hoạt động đăng ký nuôi con nuôi là việc các bên được trao Giấy chứng nhận nuôi con nuôi hoặc Quyết định cho trẻ làm con nuôi nước ngoài và Giấy khai sinh của trẻ được nhận làm con nuôi sẽ có thêm mục ghi thay đổi thông tin về cha, mẹ. Những giấy tờ này cũng thể hiện mối quan hệ giữa cha, mẹ, con như Giấy khai sinh; cũng là căn cứ làm phát sinh, thay đổi quan hệ cha, mẹ, con và có thể cả quan hệ anh, chị, em. Tuy nhiên, pháp luật quy định về việc các bên phải làm thủ tục đăng ký sau khi có các giấy tờ này, cho nên, đối với hoạt động công chứng, công chứng viên cần đảm bảo tính hợp lệ của các giấy tờ, nếu các bên chỉ cung cấp được Giấy chứng nhận nuôi con nuôi/ Quyết định cho trẻ em làm con nuôi nước ngoài kèm Giấy khai sinh gốc (chưa đăng ký thay đổi) thì công chứng viên cần hướng dẫn họ hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi trên Giấy khai sinh.

3. Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con

Bên cạnh đăng ký khai sinh; đăng ký nhận nuôi con nuôi thì đăng ký nhận cha, mẹ, con cũng là một thủ tục xác lập, khẳng định được quan hệ cha, mẹ, con của các bên. Căn cứ Điều 25, Luật Hộ tịch 2014 thì kết quả của hoạt động đăng ký cha, mẹ, con đó là cơ quan có thẩm quyền sẽ ghi vào Sổ hộ tịch việc nhận cha, mẹ, con và cấp cho người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con Trích lục nhận cha, mẹ, con. Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con chứa đứng các thông tin sau:

• Thông tin về người nhận: họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi thường trú/tạm trú; giấy tờ tùy thân;
• Thông tin về người được nhận: họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi thường trú/tạm trú; giấy tờ tùy thân;
• Ngày có hiệu lực của việc cấp trích lục.

            Kê từ thời điểm có hiệu lực của Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con, quyền và nghĩa vụ liên quan đến quan hệ cha, mẹ, con, giữa con và các thành viên khác trong gia đình có thể phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt theo quy định của pháp luật dân sự, pháp luật về hôn nhân và gia đình…Trong hoạt động công chứng, giá trị sử dụng của Trích lục đăng ký cha, mẹ, con cũng giống như Giấy khai sinh.

3. Nguồn tài liệu tham khảo

• Luật Hộ tịch 2014;
• Luật Nuôi con nuôi 2010;
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
• Nghị định số 19/2011/NĐ-CP ngày 21/3/2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật nuôi con nuôi, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 24/2019/NĐ-CP ngày 05/03/2019 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 19/2011/NĐ-CP;
• Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng tập 2 của Học viện Tư pháp.