Ý NGHĨA CỦA MỘT SỐ GIẤY TỜ HỘ TỊCH

TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG (PHẦN 3)

Khai tử và một số giấy tờ hộ tịch khác

Ba sự kiện lớn trong cuộc đời của mỗi con người đó là sinh ra, kết hôn và chết đi. Trong quá trình sống của mỗi một cá nhân, cá nhân không ít thì nhiều đều tạo lập được cho mình những khối tài sản nhất định, giấy tờ ghi nhận sự kiện chết có giá trị quan trọng trong việc thừa kế những tài sản mà họ đã để lại, chính vì thế những giấy tờ như Trích lục khai tử, Giấy chứng tử là loại giấy tờ bắt buộc phải có trong các hồ sơ công chứng liên quan đến các văn bản thừa kế như văn bản phân chia di sản thừa kế, văn bản khai nhận di sản thừa kế hay từ chối di sản thừa kế. Bài viết hôm nay sẽ đề cập tới ý nghĩa của loại giấy tờ khai tử trong hoạt động công chứng. Bên cạnh đó sẽ đề cập một số loại giấy tờ hộ tịch khác cũng thường xuất hiện trong hoạt động công chứng.

1. Đăng ký khai tử

1. Thẩm quyền

Thẩm quyền đăng ký khai tử được chia thành 03 trường hợp theo quy định tại Điều 32, Điều 51 Luật Hộ tịch và Điều 20 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (Nghị định số 123/2015/NĐ-CP) như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử;
• Đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam, thẩm quyền đăng ký thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người đó. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai tử;
• Ủy ban nhân dân xã ở khu vực biên giới thực hiện đăng ký khai tử cho người chết là người nước ngoài cư trú tại xã đó.

2. Giá trị pháp lý và ý nghĩa trong hoạt động công chứng

Thủ tục đăng ký khai tử được quy định cụ thể tại Điều 33, Điều 34 và Điều 52 Luật Hộ tịch 2014. Theo đó, khi một cá nhân chết đi, thân nhân của cá nhân đó hoặc đại diện của cơ quan, tổ chức có liên quan có trách nhiệm đi đăng ký khai tử trong thời hạn 15 ngày. Căn cứ vào Giấy báo tử (hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế Giấy báo tử theo quy định), Ủy ban nhân dân có thẩm quyền sẽ ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch và cấp Trích lục khai tử cho người đi khai tử, trong đó xác định các nội dung: Họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân (nếu có); giấy tờ tùy thân; giới tính; dân tộc; quốc tịch, nơi chết; thời gian và nguyên nhân chết.

Đối với trường hợp việc khai tử đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người có trách nhiệm khai tử có thẩm quyền ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử. Và theo quy định tại Điều 62 Luật Hộ tịch 2014, khi đăng ký hộ tịch, người đăng ký sẽ được cấp bản chính Trích lục khai tử.

Trong hoạt động công chứng, không ít trường hợp công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản có một hoặc một số người thuộc diện những người được hưởng di sản đã chết. Khi đó công chứng viên phải xem xét kỹ Trích lục khai tử, so sánh các mốc thời gian chết, nếu như chết trước người để lại di sản thì khả năng phát sinh thừa kế thế vị, nếu như chết sau thì sẽ phát sinh vấn đề chia thừa kế cho các hàng thừa kế của chính người được hưởng thừa kế đã chết đó.

Là loại giấy tờ chứng minh sự kiện tử, Trích lục khai tử thường được sử dụng trong hồ sơ yêu cầu công chứng để:

• Chứng minh một người đã chết, các thông tin liên quan đến người chết (Họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; số định danh cá nhân (nếu có); giấy tờ tùy thân…);
• Xác định thời điểm mở thừa kế: Đây là nội dung rất quan trọng công chứng viên cần khai thác từ thông tin về thời điểm chết của một người. Đối với những việc thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản của một người thì việc xác định thời điểm mở thừa kế là hết sức quan trọng, giúp công chứng viên xác định được di sản thừa kế người đó để lại; giúp công chứng viên xác định được những người có quyền hưởng thừa kế và xác định cả các nghĩa vụ mà người chết để lại;
• Thời điểm chấm dứt hiệu lực của giao dịch dân sự: Đối với những trường hợp mà pháp luật quy định hợp đồng, giao dịch sẽ chấm dứt khi một bên chết (ví dụ: giao dịch ủy quyền) hoặc có sự thỏa thuận của các bên về nội dung này thì thông tin về thời điểm chết của một cá nhân trên Trích lục khai tử chính là thời điểm hợp đồng, giao dịch đó chấm dứt hiệu lực.

2. Một số loại giấy tờ hộ tịch thường gặp khác

1. Đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ

Căn cứ Điều 46 Bộ luật dân sự 2015: “Giám hộ là việc cá nhân, pháp nhân được luật quy định, được Ủy ban nhân dân cấp xã cử, được Tòa án chỉ định hoặc được quy định tại khoản 2 Điều 48 của Bộ luật này (sau đây gọi chung là người giám hộ) để thực hiện việc chăm sóc, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi (sau đây gọi chung là người được giám hộ)”. Giám hộ là một quan hệ pháp luật dân sự được xác lập giữa người giám hộ và người được giám hộ; theo đó, người giám hộ sẽ đại diện cho người được giám hộ trong các quan hệ.

Điều 48 Bộ luật dân sự 2015 quy định về người giám hộ, bao gồm: Cá nhân, pháp nhân có đủ điều kiện quy định tại Bộ luật này được làm người giám hộ. Căn cứ Điều 47 Bộ luật dân sự 2015, người được giám hộ bao gồm các đối tượng sau:

• Người chưa thành niên không còn cha, mẹ hoặc không xác định được cha, mek;
• Người chưa thành niên có cha, mẹ nhưng cha, mẹ đều mất năng lực hành vi dân sự; cha, mẹ đều có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; cha, mẹ đều bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; cha, mẹ đều bị Tòa án tuyên bố hạn chế quyền đối với con; cha, mẹ đều không có điều kiện chăm sóc, giáo dịch con và có yêu cầu người giám hộ;
• Người mất năng lực hành vi dân sự;
• Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Quan hệ giám hộ được phát sinh theo quy định của pháp luật (giám hộ đương nhiên, quy định tại Điều 52 Bộ luật dân sự 2015) hoặc theo ý chí tự nguyện của người giám hộ (giám hộ được cử) tuy nhiên đều phải tuân thủ pháp luật. Mục đích của việc giám hộ là nhằm bảo đảm cho những người được quy định cần có người giám hộ được chăm sóc, giáo dục, được bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp. Chế định giám hộ tạo ra cơ sở để người được giám hộ có thể thực hiện các quyền mà pháp luật quy định cho mình; đồng thời, tạo cơ sở pháp lý cho người giám hộ thực hiện các quyền, nghĩa vụ của mình đối với việc giám hộ và nâng cao trách nhiệm của người giám hộ đối với người được giám hộ.

Điều 19 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thẩm quyền đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ như sau: “Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ hoặc người giám hộ thực hiện đăng ký giám hộ. Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký giám hộ thực hiện đăng ký chấm dứt giám hộ”. Khi đăng ký giám hộ, người đi đăng ký sẽ được cấp Trích lục đăng ký giám hộ, một người chỉ có thể được một người giám hộ trừ trường hợp cha, mẹ cùng giám hộ cho con hoặc ông, bà cùng giám hộ cho cháu (khoản 2 Điều 47 Bộ luật Dân sự 2015). Do vậy, Trích lục đăng ký giám hộ được dùng trong giao dịch dân sự là để xác định tư cách của người đại diện thay mặt cho người được giám hộ trong giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự. Với Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ, sẽ xác định được việc một người không còn tư cách để thay mặt cho người được giám hộ để xác lập, thực hiện hợp đồng, giao dịch.

2. Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch

Căn cứ Điều 30, Điều 7 và khoản 2 Điều 3 Luật Hộ tịch 2014 thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch của cá nhân có thẩm quyền ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về: Thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; công nhận giám hộ; tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện được quy định tại Điều 48 Luật Hộ tịch như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cá nhân đã đăng ký kết hôn hoặc ghi chú việc kết hôn trước đây ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn của cá nhân đã thực hiện ở nước ngoài.
• Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người có trách nhiệm khai tử ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Kết quả của thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch nêu trên là người đăng ký được cấp Trích lục hộ tịch (Điều 62 Luật Hộ tịch 2014). Liên quan đến hoạt động công chứng, công chứng viên sẽ thường gặp các trích lục về: Xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; công nhận giám hộ; tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự. Về nội dung và giá trị của Trích lục hộ tịch tương ứng với việc cần lưu ý đối với công chứng viên về việc sử dụng, đánh giá các giấy tờ về hộ tịch là khác với các quy định trước đây, ngoai Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn, các giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp liên quan đến hộ tịch là Trích lục hộ tịch chứ không phải là các giấy tờ theo mẫu do cơ quan nhà nước ban hành hoặc các quyết định của cơ quan có thẩm quyền như trước đây. Có hiệu lực đối với việc đăng ký hộ tịch được thực hiện từ ngày 01/01/2016, quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn về thẩm quyền, thủ tục thực hiện các việc đăng ký hộ tịch, ghi vào Sổ hộ tịch và biểu mẫu các giấy tờ có nhiều điểm rất khác biệt so với quy định trước đây. Tuy nhiên, trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng có thể sẽ bao gồm cả những giấy tờ hộ tịch được đăng ký trước thời điểm này. Do vậy, công chứng viên, thư ký nghiệp vụ hoặc cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng nên lưu ý cả các quy định trước đây (theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) để có thể xác định được tính hợp lệ của các giấy tờ hộ tịch do người yêu cầu công chứng cung cấp.

3. Lời kết

Thông qua các bài viết liên quan đến ý nghĩa giấy tờ hộ tịch trong hoạt động công chứng, công chứng viên cần chú ý rằng, mỗi một giấy tờ hộ tịch chỉ để ghi nhận một sự kiện hộ tịch, tuyệt đối không được phép sử dụng để chứng minh cho sự kiện hộ tịch khác với nội dung mà giấy tờ hộ tịch ghi nhận cũng như không thể lấy một giấy tờ của cơ quan quản lý khác để chứng minh một sự kiện hộ tịch, ví dụ như không thể dùng Giấy khai sinh để chứng minh quan hệ hôn nhân của hai người là cha, mẹ trên giấy khai sinh của người con hay dùng Sổ hộ khẩu để xác định mối quan hệ giữa các thành viên trong gia đình. Pháp luật hộ tịch gắn bó mật thiết với các hoạt động công chứng, do vậy công chứng viên cần có sự quan tâm đúng mức đối với lĩnh vực pháp luật này để có thể hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện các thủ tục liên quan một cách tốt nhất.

4. Nguồn tài liệu

Bài viết sử dụng các nguồn tài liệu sau:

• Luật Hộ tịch 2014;
• Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
• Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng Tập 2 của Học viện Tư pháp.