1. Văn bản công chứng

1. Khái niệm

Căn cứ khoản 4, Điều 2 Luật công chứng năm 2014, văn bản công chứng là: “hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng”.

Cơ cấu của một văn bản công chứng bao gồm hai phần: Phần nội dung (hợp đồng, giao dịch/bản dịch) và Phần lời chứng của công chứng viên.

2. Đặc điểm của văn bản công chứng

• Tính chính xác: Tính chính xác của văn bản công chứng thể hiện ở các mặt sau:

+ Chính xác về thời điểm công chứng: Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con só phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (Khoản 2 Điều 45 Luật công chứng 2014);

+ Các số liệu, sau phần ghi bằng số phải ghi bằng chữ để tránh sự sửa chữa, sai lệch;

+ Chính xác về chủ thể yêu cầu công chứng;

Chủ thể là thể nhân hoặc là pháp nhân phải có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật; thông tin về chủ thể phải đầy đủ, đúng với giấy tờ mà họ cung cấp.

+ Chính xác về địa điểm công chứng;

Địa điểm công chứng có thể tại tổ chức hành nghề công chứng nhưng cũng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (Khoản 2 Điều 44 Luật công chứng 2014).

+ Chính thức hóa, công khai hóa các sự kiện pháp lý;

Ý chí chủa các bên phải được thể hiện rõ ràng trong văn bản công chứng vì đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện hoạt động công chứng.

• Được tuân thủ về mặt hình thức:

Văn bản công chứng phải đáp ứng các điều kiện của pháp luật về hình thức để bảo đảm tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Ví dụ: việc mua bán nhà, chuyển nhượng đất bắt buộc các bên phải lập Hợp đồng mua bán/Hợp đồng chuyển nhượng có công chứng chứ không thể lập tay với nhau.

Ngoài ra, văn bản công chứng cũng cần tuân thủ các quy định về chữ viết, sửa lỗi kỹ thuật, ghi số tờ, số trang trong văn bản, ký tên hoặc điểm chỉ, lời chứng của công chứng viên…Mọi chi tiết trong văn bản công chứng phải được thể hiện rõ ràng, chính xác, không viết tắt, không viết xen hoặc đề dòng; việc sửa lỗi kỹ thuật cũng phải thực hiện đúng quy định để người nhận hoặc người thực hiện các văn bản đó có thể nhận biết đúng các nội dung đã được chỉnh sửa, tránh nhầm lẫn hoặc gây khó hiểu cho họ.

• Tính phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội của văn bản công chứng:

Một trong những nguyên tắc hành nghề công chứng mà công chứng viên phải tuân thủ theo quy định tại Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đó là tuân thủ Hiến pháp, pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Hơn nữa, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ… Do đó, văn bản công chứng mà công chứng viên soạn thảo phải bảo đảm phù hợp pháp luật, đạo đức xã hội.

• Tuân thủ nguyên tắc, thủ tục công chứng:

Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng 2014 quy định về thủ tục công chứng một văn bản công chứng, công chứng viên là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng của mình, do đó khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên phải chú ý tuân thủ đúng quy định tại Điều 40, 41 Luật Công chứng 2014.

2. Phân loại văn bản công chứng

Căn cứ khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng gồm 2 nhóm:

• Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng;
• Bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật công chứng.

1. Hợp đồng, giao dịch

Theo quy định của Luật công chứng, hợp đồng, giao dịch có thể do các bên soạn thảo hoặc do công chứng viên soạn thảo theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Đối với dự thảo hợp đồng, giao dịch mà các bên soạn sẵn thì công chứng viên phải kiểm tra xem nội dung bên trong có vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hay không; nếu có thì công chứng viên phải chỉ rõ và yêu cầu người yêu cầu công chứng sửa chữa. Việc kiểm tra và yêu cầu sửa chữa này không có nghĩa là công chứng viên được tác động, can thiệp vào ý chí giao kết, các thỏa thuận của các bên yêu cầu công chứng trừ khi các thỏa thuận đó trái pháp luật, trái đạo đức xã hội.

2. Bản dịch

Ngoài việc công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên còn có thẩm quyền chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Quy định hiện hành chỉ đề cập đến bản dịch giữa tiếng nước ngoài với tiếng Việt, không có quy định về bản dịch tiếng dân tộc khác chuyển sang tiếng Việt (tiếng người Kinh) hoặc ngược lại.

Tại điều 61 Luật công chứng 2014 cũng đã quy định các nguyên tắc để công chứng bản dịch đó là:

• Bản dịch phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện;
• Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó;
• Về thủ tục: Chính công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch thực hiện.

3. Lời chứng của công chứng viên

        Mẫu lời chứng của công chứng viên được ban hành trong Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng 2014, có hiệu lực thi hành từ ngày 26/3/2021.

• Phần Lời chứng đối với hợp đồng, giao dịch: Lời chứng phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghè công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng (Điều 46 Luật Công chứng);

        Trên thực tế, Lời chứng theo quy định trên đang còn thiếu quy định về việc công chứng viên xác nhận đúng con dấu của tổ chức tham gia giao dịch nếu có tổ chức tham gia vào hợp đồng, giao dịch, quy định về số trang, số bản của hợp đồng, giao dịch.

• Phần Lời chứng đối với bản dịch: Lời chứng phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng (Điều 61 Luật công chứng 2014).

4. Hiệu lực văn bản công chứng

        Theo khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2014 xác định: “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.

        Riêng thời điểm có hiệu lực của hợp đồng, giao dịch có thể có có hai trường hợp sau đây:

• Đối với các bên giao kết hợp đồng:

        Quy định tại Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 như sau: “Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác”. Như vậy, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng dân sự, ngoài thời điểm giao kết thì hiệu lực còn có thể theo ý chí của các bên hoặc theo điều chỉnh của các quy định khác.

        Chúng ta cũng cần phải phân biệt rõ thời điểm hiệu lực của văn bản công chứng và thời điểm hiệu lực của hợp đồng. Tùy từng trường hợp cụ thể, tùy từng đối tượng cụ thể của hợp đồng để xác định về hiệu lực. Có thể có trường hợp hợp đồng được công chứng viên chứng nhận nhưng hiệu lực của văn bản công chứng và hợp đồng này không có cùng thời điểm có hiệu lực. Ví dụ: Hợp đồng mua bán nhà ở hay hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã được công chứng viên chứng nhận. Nếu xét ở góc độ đây là văn bản công chứng thì hiệu lực của nó được điều chỉnh bởi Luật Công chứng, còn nếu xác định đây là hợp đồng mua bán nhà ở hay là hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất thì luật điều chỉnh phải là Luật Nhà ở, hay là Luật Đất đai.

• Đối với bên thứ ba, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng chia ra hai thời điểm:

• Đối với hợp đồng liên quan đến loại tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì thời điểm có hiệu lực với bên thứ ba được quy định như sau:

+    Mua bán nhà ở, thuê mua nhà ở là thời điểm bên mua, bên thuê mua thanh toán đủ tiền mua, tiền thuê mua và đã nhận bàn giao nhà ở;

+    Quyền sử dụng đất kể từ thời điểm có giấy chứng nhận (có nghĩa là hoàn tất thủ tục đăng ký chuyển quyền sử dụng từ bên người đang sử dụng cũ sang người mới).

Việc xác định thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động công chứng vì chỉ khi hợp đồng, giao dịch có hiệu lực, các bên mới cơ sở thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ trước khi hợp đồng có hiệu lực có thể gây ra các thiệt hại, tranh chấp cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và cho chính công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch đó. Ví dụ: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất chỉ có hiệu lực khi hoàn tất thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm, nhưng các bên lại tiến hành giao nhận tiền trước và có thể vì một lý do nào đó mà việc đăng ký giao dịch bảo đảm không thành mà bên vay đã nhận tiền và đã sử dụng hết số tiền đó thì rõ ràng bên cho vay có nguy cơ bị thiệt hại, dù vụ việc có khởi kiện ra Tòa án để giải quyết thì cũng không dễ gì thu hồi lại được trọn vẹn tiền cho vay.

      Do vậy, công chứng viên phải cần trọng trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, nhất là trong những trường hợp đặc biệt liên quan đến tài sản (đăng ký quyền sở hữu, đăng ký giao dịch bảo đảm, chứng nhận di chúc…) công chứng viên cần phải giải thích, tư vấn cho các bên tham gia giao dịch để họ nhận biết được khi nào quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng mới phát sinh và có giá trị thực hiện.

5. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

          Căn cứ Khoản 2, khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định giá trị pháp lý của văn bản công chứng bao gồm giá trị thi hành và giá trị chứng cứ.

1. Giá trị thi hành

          Giá trị thi hành thể hiện ở chỗ: Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị thi hành đối với các bên liên quan, nó không chỉ là quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch mà nó còn có giá trị thi hành với các chủ thể liên quan khác như cơ quan thuế, cơ quan tài nguyên môi trường, văn phong đăng ký đất đai,… Trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

2. Giá trị chứng cứ

          Chứng cứ là cái cụ thể (như lời nói hoặc việc làm, vật làm chứng, tài liệu, hình ảnh, nhân chứng…) chỉ rõ điều gì đó có thật (theo từ điển Tiếng Việt). Điêu 93 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định: “Chứng cứ trong vụ việc dân sự là những gì có thật được đương sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng hoặc do Tòa án thu thập được theo trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định và được Tòa án dùng làm căn cứ để xác định các tình tiết khác quan của vụ án cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp”.

          Công chứng với tư cách là hoạt động của công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch cho nên pháp luật công chứng quy định Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; có nghĩa là những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Lưu ý, giá trị chứng cứ này chỉ áp dụng đối với trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch chứ không áp dụng đối với việc công chứng bản dịch.

6. Yêu cầu đối với văn bản công chứng một hợp đồng, giao dịch

1. Yêu cầu về chữ viết

          Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xóa, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trường hợp có sai sót trong quá trình in ấn, đánh máy, sẽ áp dụng quy định về sửa lỗi kỹ thuật: “Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng…” (Điều 50 Luật Công chứng 2014).

2. Yêu cầu về ghi trang, tờ trong văn bản công chứng

          Điều 49 Luật công chứng 2014 quy định: “Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ”.

• Yêu cầu về hình thức:

          Công chứng viên căn cứ vào yêu cầu công chứng và đối tượng giao dịch của người yêu cầu công chứng mà xác định hình thức văn bản công chứng. Nếu pháp luật có quy định hình thức văn bản công chứng cho việc công chứng một đối tượng là tài sản nào đó thì phải thực hiện theo, nếu không văn bản công chứng sẽ bị vô hiệu khi có tranh chấp. Ví dụ: Điều 167 Luật đất đai 2013 quy định chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải bằng hợp đồng và được công chứng, chứng thực theo quy định.

• Yêu cầu về đối tượng:

          Đối tượng của hợp đồng, giao dịch quyết định đến hình thức, nội dung của văn bản công chứng. Đối tượng là tài sản như nhà, quyền sử dụng đất, xe, tàu thuyền…(những loại pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng) thì phải lập hợp đồng và phải được công chứng, chứng thực. Còn đối tượng là một hành vi, một công việc phải thực hiện mà pháp luật không bắt buộc phải được công chứng, chứng thực thì công chứng viên chỉ chứng nhận khi được người yêu cầu công chứng yêu cầu, lúc này văn bản đó mới trở thành văn bản công chứng.

          Một lưu ý khi công chứng đó là thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng theo địa hạt quy định tại Điều 42 Luật Công chứng 2014, bất động sả tọa lạc tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nào thì chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng tại nơi đó, trừ công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và ủy quyền.

• Yêu cầu về chủ thể:

          Chủ thể tham gia giao dịch và yêu cầu công chứng cũng góp phần quyết định hình thức và nội dung của văn bản công chứng. Công chứng viên khi tiếp nhận yêu cầu công chứng trước tiên phải kiểm tra chủ thể tham gia trong văn bản công chứng, nếu xác định không đúng chru thể thì văn bản công chứng sẽ bị vô hiệu theo quy định của pháp luật. Ngoài chủ thể, tùy theo quy định của pháp luật, khả năng về ngôn ngữ, tình trạng sức khỏe, hay yêu cầu của người yêu cầu công chứng… mà trong hợp đồng, giao dịch còn có thêm việc tham gia của người làm chứng; người phiên dịch.

7. Văn bản công chứng vô hiệu

• Căn cứ vào Điều 117 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự như sau:

+ Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

+ Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

+ Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

+ Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.

• Việc công chứng có vi phạm pháp luật là các trường hợp vi phạm luật công chứng như:

+ Người yêu cầu công chứng không tự nguyện yêu cầu công chứng;

+ Người làm chứng không đủ điều kiện theo quy định của Luật Công chứng;

+ Cá nhân, tổ chức không đủ điều kiện hành nghề công chứng nhưng đã công chứng tại văn bản công chứng, giả mạo người yêu cầu công chứng;

+ Người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng;

+ Người làm chứng, người phiên dịch có hành vi gian dối, không trung thực.

          Ngoài ra, văn bản công chứng còn có thể vô hiệu nếu như: nội dung vi của hợp đồng, giao dịch vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội; giao dịch dân sự vô hiệu do giả tạo; giao dịch dân sự vô hiệu do người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự xác lập, thực hiện; giao dịch dân sự vô hiệu do bị nhầm lẫn; giao dịch dân sự vô hiệu do bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép; giao dịch dân sự vô hiệu do người xác lập không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; giao dịch dân sự vô hiệu do không tuân thủ quy định về hình thức.

          Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.

8. Nguồn tài liệu tham khảo

Để có thể hoàn thành được bài viết, tôi đã sử dụng các nguồn tham khảo dưới đây:

• Luật Công chứng 2014;
•  Bộ luật tố tụng dân sự 2015;
• Bộ luật dân sự 2015;
• Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng tập 1 của Học viện Tư pháp.