Bài tiểu luận về tổ chức hành nghề công chứng sẽ đề cập tới các chế định pháp lý xoay quanh Phòng công chứng và văn phòng công chứng bao gồm: Thành lập, chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất và giải thể hay chấm dứt hoạt động, quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng.

1. Khái quát chung về tổ chức hành nghề công chứng

Căn cứ khoản 5 Điều 2 Luật công chứng 2014: “Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan”. Như vậy, tổ chức hành nghề công chứng hiện nay bao gồm 02 loại hình tổ chức là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Phòng công chứng – là đại diện cho công chứng Nhà nước, do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, là tổ chức hành nghề hình thành đầu tiên trong hoạt động công chứng. Văn phòng công chứng – là đại diện cho hoạt động công chứng tư, do các công chứng viên thành lập, văn phòng công chứng được xuất hiện kể từ khi Luật công chứng 2006 ra đời.

2. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

1. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng

Căn cứ theo quy định tại Điều 32 Luật công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng đều có các quyền cơ bản như sau:

• Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của các Phòng công chứng và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình;
• Thu phí công chứng, thù lao công chứng;

Tổ chức hành nghề công chứng khi cung cáp dịch vụ cho người yêu cầu công chứng thì được quyền thu phí công chứng, thù lao công chứng.

Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch; phí lưu giữ di chúc; phí cấp bản sao văn bản công chứng. Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC.

Thù lao công chứng là khoản tiền mà người yêu cầu công chứng phải trả cho tổ chức hành nghề công chứng khi sử dụng các dịch vụ: Soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng. Mức thu thù lao công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định, nhưng mức thu đó không được cao hơn mức trần thu lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

• Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân;
• Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng;

  Cơ sở dữ liệu công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng, cơ sở dữ liệu này bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

            Ngoài những quyền cơ bản được trình bày ở trên thì tổ chức hành nghề công chứng còn có các quyền khác theo quy định của pháp luật như: Ngoài phí công chứng, thù lao công chứng, tổ chức hành nghề công chứng được quyền thu các chi phí khác như phí xác minh, phí giám định hoặc công chứng ngoài trụ sở; quyền được thay đổi tên gọi, thay đổi trụ sở; quyền được đề nghị công chứng viên, nhân viên, người phiên dịch là cộng tác viên bồi hoàn sau khi tổ chức hành nghề công chứng đã bồi thường cho người yêu cầu công chứng vì lỗi của họ gây ra…

2. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

          Điều 33 Luật công chứng 2014 quy định về 11 nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm:

• Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

Việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng còn là những nguyên tắc hành nghề mà công chứng viên phải tuân theo trong quá trình tác nghiệp.

• Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê;

Tổ chức hành nghề công chứng cũng như các tổ chức khác trong xã hội, khi tuyển dụng, sử dụng công chứng viên và nhân viên khác phải tuân thủ các quy định về pháp luật lao động. Thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ đóng thuế, thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tài chính mà nhà nước quy định đối với hoạt động công chứng như việc sử dụng thù lao công chứng, thực hiện nghiêm túc việc ghi biên lai hóa đơn đối với các khoản thu. Không được trốn thuế. Bên cạnh đó còn phải thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về thống kê, lập đúng các số thống kê mà nhà nước quy định đối với hoạt động công chứng như sổ thụ lý, sổ quản lý hợp đồng…

• Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước;

Như đã đề cập ở phần quyền của tổ chức hành nghề công chứng, để phục vụ nhân dân thì tổ chức hành nghề công chứng có quyền cung cấp các dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính. Tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với việc tổ chức hành nghề công chứng tùy tiện lựa chọn và áp dụng chế độ làm việc cho mình, việc thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước là một nghĩa vụ của mỗi tổ chức hành nghề công chứng.

• Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phó công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình;
• Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng đối với những lỗi mà công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là công tác viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng;

Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp là loại bảo hiểm được thiết kế để bảo vệ doanh nghiệp và các cá nhân đối với các trách nhiệm dân sự phát sinh từ hành động sơ suất có thể dẫn đến các hành vi bị kiện tụng hay bồi thường với chi phí cao. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên là loại hình bảo hiểm bắt buộc, việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

• Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình;

Trong quá trình hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải có nghĩa vụ tiếp nhận người tập sự hành nghề công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng phải tạo điều kiện thuận lợi để người tập sự hành nghề công chứng có cơ hội, điều kiện được hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, tổ chức hành nghề công chứng cũng phải có nghĩa vụ quản lý người tập sự hành nghề công chứng một cách chặt chẽ như: phân công công chứng viên hướng dẫn, cử người quản lý đối với người tập sự hành nghề công chứng…

• Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ của công chứng hằng năm;

Hằng năm, mỗi công chứng viên phải tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ với thời lượng 24 giờ, đây vừa là quyền cũng vừa là nghĩa vụ của công chứng viên. Do vậy, tổ chức hành nghề công chứng phải tạo điều kiện thuận lợi để công chứng viên được thực hiện quyền này như bố trí thời gian làm việc, phân công công việc để công chứng viên có thời gian tham gia bồi dưỡng, trong thời gian công chứng viên đi bồi dưỡng, tổ chức hành nghề công chứng không được trừ lương của công chứng viên.

• Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng;

Công chứng viên cũng như tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm trong việc bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động công chứng. Tuy nhiên khi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, tổ chức hành nghề công chứng phải có nghĩa vụ phối hợp chặt chẽ trong việc cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

• Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng;

Trong quá trình hoạt động công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải lập đủ các loại sổ công chứng mà pháp luật quy định. Thực hiện nghiêm túc việc lưu trữ hồ sơ công chứng và văn bản công chứng, bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

• Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng;

Việc sử dụng dữ liệu công chứng vào hoạt động công chứng là quyền của tổ chức hành nghề công chứng. Nhưng để cơ sở dữ liệu công chứng được chính xác, đầy đủ thì tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ cung cấp thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thụ lý giải quyết.

• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Ngoài những nghĩa vụ cơ bản nêu trên, tổ chức hành nghề công chứng còn các nghĩa vụ khác như: giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về thù lao công chứng; nghãi vụ đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chức mình với Sở Tư pháp…

3. Tổ chức và hoạt động của Phòng công chứng

1. Thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng

• Thành lập Phòng công chứng

Phòng công chứng chỉ được thành lập mới khi đáp ứng được điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Công chứng 2014 đó là: “chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng”. Phòng công chứng được thành lập phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Để thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng. Nội dung của đề án phải đảm bảo những nội dung sau: sự cần thiết thành lập phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

Tên gọi Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.

Đề án sau khi được xây dựng xong trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và ra quyết định thành lập Phòng công chứng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng, đăng báo trong ba số liên tiếp với các nội dung: Tên gọi, địa chỉ, trụ sở của Phòng công chứng; số, ngày, tháng năm ra quyết định và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.

• Chuyển đổi Phòng công chứng

• Tổ chức hành nghề công chứng chỉ bao gồm 2 loại hình là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, chuyển đổi Phòng công chứng là việc chuyển địa vị pháp lý sang loại hình Văn phòng công chứng. Căn cứ Điều 5, nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp được phép chuyển đổi Phòng công chứng bao gồm: (i) Các địa bàn cấp huyện đã thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng chính phủ phê duyệt và số lượng Văn phòng công chứng nhiều hơn số lượng Phòng công chứng; (ii) Các địa bàn cấp huyện chưa thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, nhưng có ít nhất 02 Văn phòng công chứng đã hoạt động ổn định từ 02 năm trở lên, kể từ ngày đăng ký hoạt động.
• Khi thực hiện chuyển đổi Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng phải đảm bảo các nguyên tắc quy định tại Điều 4 Nghị định 29/2015/NĐ-CP:

+ Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và tiếp nhận toàn bộ hồ sơ công chứng của Phòng công    chứng đó;

+ Bảo đảm chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động sau khi Phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật về viên chức và pháp luật về lao động;

+ Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải ký hợp đồng lao động với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng đó, trừ trường hợp những người này không có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Văn phòng công chứng. Nội dung, thời hạn, điều kiện hợp đồng được thực hiện theo quy định của Nghị định này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

+ Bảo đảm tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước đang do Phòng công chứng quản lý, sử dụng được xử lý theo đúng quy định của pháp luật, không bị thất thoát trong quá trình chuyển đổi.

• Thủ tục chuyển đổi: Đề thực hiện việc chuyển đổi Phòng công chứng, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên (đối với những địa phương đã thành lập tổ chức xã hội nghề nghiệp) tổ chức họp với: công chứng viên, viên chức, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Phòng công chứng để đánh giá tình hình tổ chức, hoạt động của Phòng công chứng; xem xét nguyện vọng và đề xuất chế độ, chính sách đối với các công chứng viên, viên chức, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng; phương án xử lý tài sản của Phòng công chứng và các vấn đề khác có liên quan.

Trên cơ sở kết quả cuộc họp này, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội xây dựng Đề án chuyển đổi Phòng công chứng. Đề án phải đảm bảo các nội dung; Sự cần thiết của việc chuyển đổi; Kết quả khảo sát, đánh giá về tổ chức, hoạt động trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi; giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng; phương thức chuyển đổi Phòng công chứng; Dự kiến phương án giải quyết chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động; phương án xử lý tài sản và các vấn đề khác của Phòng công chứng sau khi chuyển đổi; trách nhiệm tổ chức thực hiện đề án cử Sở Tư pháp, Sở Nội vụ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Sau khi đề án được xây dựng xong phải trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày nhận được đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định phê duyệt Đề án. Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên về đề án chuyển đổi đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án chuyển đổi Phòng công chứng. Trong trường hợp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt phương thức đấu giá quyền nhận chuyển đổi thì đề án được thông báo đến cả các tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động tại địa phương.

Khi chuyển đổi Phòng công chứng được thực hiện theo một trong hai phương thức: (i) Chuyển giao cho chính các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng theo giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; (ii) Chuyển đổi theo phương thức tổ chức đấu giá. Việc tổ chức đấu giá được thực hiện trong trường hợp có giá trị lớn và có nhiều công chứng viên khác đang hành nghề trên địa bàn đủ điều kiện tham gia đấu giá nhận chuyển đổi. Trong trường hợp việc chuyển đổi Phòng công chứng được thực hiện theo phương thức chuyển giao cho các công chứng viên, Trưởng phòng công chứng có trách nhiệm tập hợp danh sách công chứng viên có nhu cầu nhận chuyển đổi Phòng công chứng gửi Sở Tư pháp để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Trong trường hợp việc chuyển đổi Phòng công chứng theo phương thức đấu giá, Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định thành lập Hội đồng đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng theo đề nghị của Sở Tư pháp. Văn phòng công chứng thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Phòng công chứng được tiếp tục hoạt động cho đến ngày Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng phải ký hợp đồng lao động với công chứng viên, vien chức, người lao động của Phòng công chứng chuyển đổi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được đăng ký hoạt động.

• Giải thể Phòng công chứng

Khi Phòng công chứng không có khả năng chuyển đổi thành Văn phòng công chứng, Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

Thủ tục giải thể như sau: Sở Tư pháp lập đề án trình bày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định giải thể, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.

2. Cơ cấu tổ chức

Căn cứ khoản 2 Điều 26 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định: “Phòng công chứng có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, công chứng viên, chuyên viên và các nhân viên khác. Phòng công chứng phải có ít nhất ba công chứng viên. Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên”. Khoản 2 Điều 19 Luật công chứng quy định: “Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức”.

      Như vậy, cơ cấu tổ chức Phòng công chứng gồm: Trưởng phòng công chứng; Phó trưởng phòng công chứng; Công chứng viên và các nhân viên khác.

3. Chế độ tài chính

Phòng công chứng cũng giống như các tổ chức hành nghề công chứng khác được quyền thu phí công chứng, thù lao công chứng và khoản thu khác.

Dựa trên Điều 6 Thông tư 257/2016/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC thì:

•     Đối với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư thì được trích 75% số tiền phí thu được để trang trải chi phí tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP (đó là chi phí hoạt động trong Phòng như trả lương, mua văn phòng phẩm, sữa chữa máy móc…); 25% số tiền phí còn lại được nộp vào ngân sách nhà nước;
• Phòng công chứng tự bảo đảm một phần chi thường xuyên thì được trích 60% số tiền phí thu được để trang trải các chi phí cho các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP; 40% còn lại nộp vào ngân sách nhà nước;
•     Phòng công chứng do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên thì được trích 50% số tiền phí thu được để trang trải chi phí cho các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP; nộp 50% số tiền phí thu được còn lại vào ngân sách nhà nước.

4. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Thành lập, chấm dứt hoạt động

• Thành lập Văn phòng công chứng

Căn cứ Điều 22 Luật công chứng 2014, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn. Đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng, Trưởng văn phòng phải là công chứng viên hợp danh và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Điều 23, 26 Luật Công chứng 2014 quy định thủ tục thành lập văn phòng công chứng. Theo đó, để thành lập Văn phòng công chứng, các công chứng viên dự định hợp danh phải lập hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Hồ sơ này được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định trong thời hạn 20 ngày. Sau khi có quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng công chứng phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp trong thời hạn 90 ngày. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động, và Văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ thực hiện đăng báo trung ương hoặc địa phương nơi đăng ký hoạt động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động. Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho các cơ quan thuế, cơ quan thống kế, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

+    Hồ sơ đề nghị thành lập bao gồm: Đơn đề nghị thành lập; đề án thành lập (đề án nêu rõ sự cần thiết của việc thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện); bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

+    Hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng gồm: Đơn đăng ký hoạt động; giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng; hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên.

• Chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng

Căn cứ Điều 31 Luật công chứng 2014, văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

• Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động:

Thủ tục chấm dứt hoạt động đối với trường hợp này đó là: chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến tự chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động. Trước thời điểm chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán các khoản nợ khác, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận. Trường hợp không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó. Văn phòng công chứng có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc báo cáo địa phương nơi đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động. Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập và thông báo bằng văn bản tới cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

• Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 Luật công chứng, đó là các trường hợp:

+ Văn phòng công chứng không thực hiện đăng ký hoạt động trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập;

+ Hết thời hạn 06 tháng kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động mà Văn phòng công chứng chưa bắt đầu hoạt động;

+ Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục từ 03 tháng trở lên trừ trường hợp toàn bộ các công chứng viên hợp danh bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

+ Văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh và không bổ sung được thành viên hợp danh mới trong vòng 06 tháng kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh;

+ Toàn bộ công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng bị miễn nhiệm chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết;

+ Văn phòng công chứng không đảm bảo duy trì các điều kiện hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Thủ tục đối với trường hợp chấm dứt hoạt động này như sau: Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, thông báo bằng văn bản tới cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở. Đồng thời với việc thông báo, Sở Tư pháp đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó. Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình. Đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng. Hết thời hạn này mà Văn phòng công chứng chưa hoàn thành xong các nghĩa vụ về tài sản hoặc trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì toàn bộ công chứng viên hợp danh của Văn phòng chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì tài sản của Văn phòng công chứng, của công chứng viên hợp danh được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của Văn phòng công chứng.

• Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập:

Quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng bị hợp nhất, sáp nhập chuyển sang cho Văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc Văn phòng công chứng sáp nhập tiếp thục thực hiện. Văn phòng công chứng có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động. Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập và thông báo bằng văn bản tới cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

2. Tổ chức lại

• Hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng

       Các trường hợp hợp nhất, sáp nhập và thủ tục hợp nhất, sáp nhập văn phòng công chứng được quy định tại Điều 28 Luật Công chứng 2014; Điều 13, Điều 14 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, cụ thể:

• Hợp nhất văn phòng công chứng: Hai hoặc một số Văn phòng công chứng có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể hợp nhất thành một Văn phòng công chứng mới.

Thủ tục hợp nhất: Các văn phòng công chứng hợp nhất nộp một bộ hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập). Sau đó trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định cho phép hợp nhất trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp. Văn phòng công chứng hợp nhất phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép hợp nhất của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động. Đồng thời Sở Tư pháp thực hiện việc xóa tên các Văn phòng công chứng được hợp nhất khỏi danh sách đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng được hợp nhất có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc địa phương tại nơi có trụ sở Văn phòng công chứng. Sở Tư pháp có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản tới cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

Hồ sơ hợp nhất bao gồm: Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng; Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng được hợp nhất tính từ ngày để nghị hợp nhất; Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của Văn phòng công chứng hợp nhất; Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất; Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

• Sáp nhận Văn phòng công chứng: Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

              Thủ tục sáp nhập: Các Văn phòng công chứng sáp nhập nộp một bộ hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 20 ngày, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (đối với những nơi đã thành lập). Sau đó Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp. Văn phòng công chứng sáp nhập phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép sáp nhập. Văn phòng công chứng nhận sáp nhập có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc địa phương tại nơi có trụ sở Văn phòng công chứng. Sở Tư pháp có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản tới cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

              Hồ sơ sáp nhập bao gồm: Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng; Kê thai thuế, báo cáo tài chính trong ba năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng tính đến ngày đề nghị sáp nhập; Biên bản Kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng; Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng; Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng.

• Chuyển nhượng Văn phòng công chứng

          Điều 29 Luật công chứng 2014 quy định về việc chuyển nhượng Văn phòng công chứng. Theo đó, Văn phòng công chứng được chuyển nhượng cho các công chứng viên khi đã hoạt động công chứng được ít nhất 02 năm. Công chứng viên nhận chuyển nhượng khi đã ứng các điều kiện: (i) Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng; (ii) Cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng; (iii) Cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

          Căn cứ Điều 15 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, thủ tục chuyển nhượng Văn phòng công chứng được thực hiện như sau: Văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng nộp một bộ hồ sơ chuyển nhượng tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) trong thời hạn 20 ngày để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định cho phép chuyển nhượng trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Sau khi có quyết định cho phép chuyển nhượng, các công chứng viên nhận chuyển nhượng thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc địa phương tại nơi có trụ sở Văn phòng công chứng. Sở Tư pháp có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản tới cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

          Hồ sơ chuyển nhượng Văn phòng công chứng gồm: Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng; Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; Giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng; Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; kê khai thuế, báo cáo tài chính trong ba năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

3.  Chế độ tài chính

Căn cứ Điều 6 Thông tư số 257/2016/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC thì đối với văn phòng công chứng, tiền phí thu được là doanh thu của Văn phòng công chứng, Văn phòng công chứng được giữ lại 100% số tiền phí thu được để trang trải cho việc cho việc thu phí và phải khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng thực hiện lập và giao hóa đơn cho đối tượng nộp phí theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn.

5. Nguồn tài liệu tham khảo

Để hoàn thành bài phân tích trên đã tham khảo các nguồn dưới đây:

• Luật Công chứng 2014;
• Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;
• Thông tư số 257/2016/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn…
• Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng tập 1 của Học viện Tư pháp.