Theo quy định của Luật công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Công chứng, với tư cách là một nghề trong xã hội, người làm nghề công chứng – các công chứng viên phải tuân thủ theo những nguyên tắc hành nghề nhất định được quy định tại Điều 4 Luật công chứng 2014, bao gồm những nguyên tắc sau: 1. Nguyên tắc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật Hiến pháp là đạo luật gốc, là căn bản và là cơ sở để xây dựng nên các ngành luật chuyên ngành, mọi tổ chức và hoạt động trong bộ máy nhà nước đều phải tuân thủ các quy định của Hiến pháp. Ngành công chứng nói riêng cũng như tất cả các hoạt động ngành nghề khác của xã hội đều phải tuân thủ Hiến pháp, điều này là hiển nhiên và bắt buộc, bởi lẽ Điều 8 Hiến pháp 2013 đã quy định rõ ràng: “Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ…”. Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân và gia đình,… đây là những luật được coi là nền tảng của việc hành nghề công chứng. Cho nên tuân thủ Hiến pháp và pháp luật còn thể hiện ở việc công chứng viên luôn luôn lưu ý trước hết đó là phải tuân thủ các quy định của pháp luật nội dung liên quan đến hoạt động công chứng, mà tiêu biểu là những nhóm luật mà tôi vừa nêu trên, tuân thủ những quy định pháp luật cũng chính là lá chắn bảo vệ an toàn pháp lý cho công chứng viên khi hành nghề. Ví dụ, trước khi công chứng một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng viên phải xem xét mảnh đất đó có đủ điều kiện để tham gia giao dịch chuyển nhượng hay chưa, có đang bị tranh chấp, kê biên thi hành án, đang trong quy hoạch hay bị một hạn chế giao dịch nào khác không? Đối tượng tài sản của việc chuyển nhượng này là tài sản chung hay tài sản riêng của vợ chồng để xác định chính xác chủ thể ký kết…. 2. Nguyên tắc khách quan, trung thực Yêu cầu đảm bảo tính khách quan, trung thực đối với công chứng viên trong hành nghề công chứng cũng là một trong những nguyên tắc bắt buộc phải thực hiện. Tính khách quan được hiểu là đánh giá, nhìn nhận sự vật, sự việc một cách đúng bản chất vốn có, không để ý chí chủ quan xen vào. Tính khách quan trong hoạt động công chứng sẽ được xuyên suốt trong cả quy trình công chứng, từ bước tiếp nhận hồ sơ yêu cầu, kiểm tra giấy tờ, nghiên cứu xác minh yêu cầu công chứng và thực hiện công chứng. Hằng ngày, mỗi công chứng viên đều phải lắng nghe, tiếp nhận những yêu cầu công chứng, xem xét những giấy tờ mà người yêu cầu công chứng xuất trình, hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện một số thủ tục ở các cơ quan nhà nước để xác nhận một số thông tin cần thiết. Mặc dù công chứng viên sẽ có những kinh nghiệm nhất định từ việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ của những yêu cầu công chứng trước đó, nhưng đối với mỗi yêu cầu công chứng mới, công chứng viên tuyệt đối không được chủ quan, vẫn phải giữ thái độ khách quan, lắng nghe thấu đáo, nhìn nhận một cách toàn diện vấn đề, nhất là không được giải thích, hướng dẫn làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của một hoặc các bên tham gia hợp đồng, giao dịch hoặc việc chứng thực. Công chứng viên là người cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội. Đó là những chức năng xã hội được Luật công chứng 2014 quy định tại Điều 3, với những chức năng đó, sự công tâm, khách quan khi thực hiện công chứng sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hoàn thành các chức năng mà Nhà nước, xã hội đã giao phó cho đội ngũ công chứng viên. Tính trung thực trong hành nghề công chứng đối với công chứng viên được thể hiện thông qua các hoạt động. Thứ nhất, khi nghiên cứu hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên phải trung thành với nội dung các thông tin mà giấy tờ đang thể hiện. Thứ hai, thực hiện đúng các quy định của pháp luật trong tác nghiệp, không được bỏ sót về điều kiện pháp lý, hồ sơ đảm bảo theo quy định đối với các bên khi tham gia giao dịch. Ngoài những quy định được niêm yết công khai, công chứng viên có nghĩa vụ giải thích, hướng dẫn chính xác, không được đặt ra những điều kiện khác không có trong quy định để buộc người yêu cầu công chứng phải thực hiện. Thứ ba, phải thể hiện được chính xác ý chí tự nguyện, thỏa thuận của các bên vào trong hợp đồng, giao dịch trên cơ sở tuân thủ pháp luật và không trái đạo đức xã hội. Cuối cùng, yêu cầu về tính trung thực trong hành nghề công chứng còn phải được thể hiện đối với công chứng viên trong mối quan hệ phối hợp tác nghiệp với đồng nghiệp. Hiện nay, hệ thống dữ liệu tra cứu công chứng ở Việt Nam chưa thực sự thống nhất, không đồng bộ giữa các tỉnh thành cũng như không có sự liên thông đến các dữ liệu của các cơ quan nhà nước, do đó, trong quá trình tác nghiệp, những thông tin liên quan đến đối tượng của hợp đồng, giao dịch mà công chứng viên đang thụ lý hồ sơ thường phải khai thác, tra cứu qua nhiều kênh như Văn phòng đăng ký đất đai, đăng ký giao dịch bảo đảm, thi hành án dân sự, các tổ chức hành nghề công chứng….Cho nên, khi được hỏi, các công chứng viên đồng ý cung cấp thông tin thì phải trung thực trao đổi những vấn đề liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu đồng nghiệp để giúp cho việc nghiên cứu, xác minh yêu cầu công chứng được chính xác. 3. Nguyên tắc tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng được ban hành kèm theo Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/12/2012. Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đòi hỏi thái độ của công chứng viên khi ứng xử và hành nghề phải đi vào khuôn phép pháp luật, đó là: Thứ nhất, trong quan hệ công việc với người yêu cầu công chứng: Sự công tâm, khách quan, trung thực của công chứng viên đối với từng chủ thể là bắt buộc trong khi hành nghề. Về nguyên tắc chung, công chứng viên tuyệt đối không thể để tình cảm riêng hoặc ý chí chủ quan dẫn đến làm sai quy định trong khi giao tiếp với người yêu cầu công chứng và trong khi công chứng. Khách hàng đến yêu cầu công chứng, đôi khi có thể là người quen của công chứng viên, đôi khi là những người lạ với thái độ, hành vi thiếu văn hóa trong giao tiếp, dù là tiếp xúc với bất kỳ khách hàng nào, công chứng viên phải thể hiện được sự bình tĩnh, dứt khoát về thái độ, kiên trì giải quyết sự việc. Thứ hai, trong quan hệ của công chứng viên với đồng nghiệp: Trong quá trình hành nghề, công chứng viên thường xuyên có sự phối hợp, bàn luận về chuyên môn, chia sẻ thông tin, nghiệp vụ với các đồng nghiệp. Trong mối quan hệ này, đòi hỏi mỗi công chứng viên phải có sự tôn trọng, bảo vệ danh dự của đồng nghiệp; giữ gìn và phát huy tinh thần đoàn kết, thân thiện, hợp tác giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ. Công chứng viên cũng cần có trách nhiệm giám sát lẫn nhau trong hành nghề, tận tâm và kiên quyết đấu tranh loại bỏ những hành vi sai trái trong hoạt động công chứng trên cơ sở tôn trọng đồng nghiệp, bảo đảm bí mật nghề nghiệp. Hơn nữa, khi phát hiện đồng nghiệp có sai sót trong hành nghề, công chứng viên có nghĩa vụ đóng góp thẳng thắn nhưng không được hạ thấp danh dự, uy tín của đồng nghiệp và báo cáo với người có trách nhiệm nếu đó là hành vi vi phạm pháp luật hoặc gây tổn hại đến nghề nghiệp. Thứ ba, trong quan hệ với tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng: Nghề công chứng không phải là nghề mà công chứng viên có thể tự mình hoạt động, nghề công chứng là nghề của hoạt động tập thể, giữa những con người phối hợp cùng nhau làm việc, công chứng viên không hoạt động thuần túy về chuyên môn mà còn có trách nhiệm chấp hành các nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng, của tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng. Công chứng viên cũng có trách nhiệm tham gia vào các hoạt động nghề nghiệp và hoạt động xã hội khác do Nhà nước, tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức xã hội nghề nghiệp tổ chức hoặc phát động nhằm đóng góp vào sự phát triển chung của nghề công chứng. Thứ tư, trong quan hệ với các cơ quan khác như: các Văn phòng đăng ký đất đai, các tổ chức tín dụng, công chứng viên cần căn cứ theo quy định pháp luật và tình hình thực tế để xử lý các vướng mắc cả về nội dung yêu cầu và thời gian hồi đáp thông tin sao cho đạt được mục đích công chứng một cách nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật. Đối với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, cơ quan tiến hành tố tụng khi có yêu cầu tới công chứng viên liên quan đến văn bản công chứng hoặc việc công chứng thì công chứng viên có thái độ tôn trọng, nghĩa vụ hợp tác trong việc giải quyết công việc được thuận lợi, đúng pháp luật. 4. Nguyên tắc chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng Những văn bản công chứng thường sẽ không xảy ra vấn đề ngay sau khi công chứng mà những phát sinh, tranh chấp thường xảy ra vài năm sau đó. Có lẽ, một trong những áp lực lớn nhất của người công chứng viên khi hành nghề đó là phải chịu trách nhiệm rất lớn và chịu trách nhiệm đến cùng đối với văn bản mà mình công chứng. Văn bản công chứng bao gồm hai phần, đó là phần Hợp đồng, giao dịch và phần Lời chứng, văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Phần lời chứng của công chứng viên tại Điều 46 Luật công chứng quy định phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là của người giam gia hợp đồng, giao dịch. Vì vậy, khi văn bản công chứng có hiệu lực, nếu có tranh chấp phát sinh, khiếu nại về một trong các vấn đề đã được chứng trong lời chứng như năng lực hành vi, ý chí tự nguyện… thì công chứng viên và người tham gia ký kết hợp đồng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật; thậm chí công chứng viên, người giao kết hợp đồng có thể chịu trách nhiệm về mặt dân sự, hình sự (trong trường hợp vụ kiện về văn bản công chứng được đưa ra Tòa án xét xử và phán quyết). Trên đây là toàn bộ những nguyên tắc mà mỗi công chứng viên khi hành nghề phải thuộc lòng và ghi nhớ. Nghề công chứng là một nghề đòi hỏi sự trách nhiệm rất lớn, trách nhiệm đối với bản thân, đối với gia đình, đối với người yêu cầu công chứng, đối với cả xã hội, nên đó là một nghề rất cần sự cẩn thận, sự khách quan, trung thực và cả phẩm chất đạo đức ngay thẳng, dũng cảm. Thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc hành nghề chính là cách công chứng viên đi được con đường dài với nghề công chứng cao quý