Nội dung văn bản phủ hợp với chính sách, pháp luật của Nhà nước: xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấu quyền lực nhà nước, bộ máy nhà nước là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vì vậy, mọi văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cũng phải tạo thành một hệ thống, thống nhất có thứ bậc về hiệu lực pháp lý. Nội dung văn bản hành chính thông dụng phải phù hợp với văn bản pháp luật của Nhà nước, cho dù văn bản hành chính thông dụng được ban hành bởi bất cứ chủ thể nào thì một trong những yêu cầu về nội dung là cần ghi nhận hoặc truyền đạt những thông tin hợp pháp, không trái với các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên. Ví dụ: Tờ trình của đại biểu quốc hội đề xuất việc đồng ý cho đăng ký kết hôn đối với người từ dưới 18 tuổi bị coi là bất hợp pháp vì đây là một trong những hành vi trái với quy định pháp luật.

Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền: để hợp pháp hóa về mặt nội dung của các văn bản hành chính thông dụng còn được thể hiện ở việc chủ thể ban hành các văn bản này chỉ để giải quyết những công việc phát sinh nằm trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật quy định hoặc thừa nhận. Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các nghị định của Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ, các nghị định của Chính phủ …