Chương 3: Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh thương mại

I/ Kỹ năng là gì?

Trong cuộc sống, chúng ta đã nghe rất nhiều về hai từ kỹ năng. Những người nắm vững các kỹ năng cứng, kỹ năng mềm,… thường xử lý, vượt qua những trở ngại trong cuộc sống dễ dàng hơn. Vậy cụ thể kỹ năng là gì? Đâu là những kỹ năng chúng ta cần tích cực trau dồi? Những loại kỹ năng có sự khác biệt ra sao?

Kỹ năng là khả năng vận dụng những kiến thức, hiểu biết của con người để thực hiện một việc gì đó, có thể là việc nghề nghiệp mang tính kỹ thuật, chuyên môn hoặc việc liên quan cảm xúc, sinh tồn, giao tiếp,…

Kỹ năng cứng là gì? Kỹ năng cứng (hard skill) là những kiến thức, hiểu biết hoặc trải nghiệm thực hành có tính chất thiên về kỹ thuật. Kỹ năng cứng thường mang tính chuyên môn. Nói cách khác, kỹ năng cứng dùng để chỉ trình độ, kiến thức chuyên môn, bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn. Loại kỹ năng này đa phần được đào tạo ở các trường học. Thông qua các môn học chính, kỹ năng cứng sẽ dần được hình thành.

Một số ví dụ về kỹ năng cứng trong cuộc sống:

Kỹ năng tin học văn phòng: Đánh máy, soạn thảo, tính toán excel,…

Kỹ năng ngoại ngữ: Thông thạo một hoặc nhiều tiếng nước ngoài.

Kỹ năng vận hành máy móc: Điều khiển máy móc, thiết bị, sửa chữa máy …

Những yêu cầu về kỹ năng cứng bạn có thể dễ dàng thấy ngay trong các tin tuyển dụng. Yêu cầu tốt nghiệp trường đại học/cao đẳng nào đó, chứng chỉ tiếng Anh Toeic, Ielts,… cũng là đang đòi hỏi kỹ năng cứng của bạn.

Kỹ năng mềm là gì?  Kỹ năng mềm (soft skill) là những kỹ năng quan trọng liên quan tới mặt trí tuệ, cảm xúc. Kỹ năng mềm chứng tỏ khả năng hòa nhập, tương tác với xã hội, cộng đồng, tập thể,… Có thể thấy, kỹ năng mềm không mang tính chuyên môn mà liên quan tới tính cách, cảm xúc nhiều hơn. Khác với kỹ năng cứng thường được xây dựng từ trường học, “Trường đời” thường được ví là nơi “tôi luyện” kỹ năng mềm.

Một số ví dụ về kỹ năng mềm:

Kỹ năng giao tiếp (rất quan trọng)

Kỹ năng làm việc độc lập hoặc làm việc theo nhóm

Kỹ năng đàm phán, giải quyết vấn đề, xử lý khủng hoảng

Kỹ năng quản lý thời gian: Chia thời gian để làm việc, không “giờ cao su”

Kỹ năng lãnh đạo: Định hướng, tạo ảnh hưởng, điều phối mọi người

Kỹ năng thuyết trình: Trình bày luận văn, luận án, giảng dạy trước đám đông,…

Thực tế đã chứng minh, kỹ năng cứng là điều kiện cần và kỹ năng mềm chính là điều kiện đủ. Phần lớn những người thành công chỉ sở hữu khoảng 25% kỹ năng cứng. Chiếm phần lớn, gấp tới 3 lần kỹ năng cứng là kỹ năng mềm, kỹ năng sống (75%).

Kỹ năng sống là gì? Kỹ năng sống được hiểu ngắn gọn là những kỹ năng, thói quen cần thiết, hợp lý để xử lý tình huống cụ thể trong cuộc sống. Kỹ năng sống sẽ giúp giải quyết, xử lý các vấn đề hiệu quả hơn. Và trong nhiều tình huống, chúng còn giúp bạn thoát hiểm một cách ngoạn mục.

Kỹ năng thoát hiểm: Thoát khỏi hỏa hoạn, động đất, lũ lụt, tai nạn, xâm hại,…

Kỹ năng sử dụng các vật dụng, đặc biệt là vận dụng nguy hiểm: Dao, kéo, búa, điện

Kỹ năng đối phó, ứng biến: Có người rủ rê đi chơi, cho tiền, nhờ gửi đồ nhưng thấy nghi hoặc thì cần khéo léo tìm cách từ chối.

Kỹ năng quản lý tiền bạc: Tính toán, chi tiêu hợp lý.

Kỹ năng bơi lội, kỹ năng sinh tồn khi lạc trong rừng,…

Kỹ năng tự chăm sóc, vệ sinh, bảo vệ bản thân: không đi theo người lạ, không tùy tiện ăn thức ăn người lạ đưa, không đi chơi ở nơi vắng vẻ,…

https://giatricuocsong.org/ky-nang-la-gi/

II/ Các kiểu và hình thức đàm phán trong kinh doanh

1/ Các kiểu đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán kiểu mềm

Mục tiêu: Đạt được thỏa thuận, có thể nhượng bộ để tăng tiến quan hệ

Thái độ : Mềm mỏng, Tín nhiệm đối tác, Dễ thay đổi lập trường

Cách làm : Đề xuất kiến nghị

Điều kiện để thỏa thuận: Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận

Phương án: Tìm ra phương án đối tác có thể chấp thuận, Kiên trì muốn đạt được thỏa thuận

Biểu hiện: Hết sức tránh tính nóng nảy

Kết quả: Khuất phục trước sức ép của đối tác

Đàm phán kiểu cứng

Mục tiêu : Giành được thắng lợi, Yêu cầu bên kia nhượng bộ

Thái độ : Cứng rắn, Giữ vững lập trường

Cách làm : Uy hiếp bên kia, thể hiện sức mạnh

Điều kiện để thỏa thuận : Để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận

Tìm ra phương án mà mình chấp thuận

Kiên trì giữ vững lập trường

Biểu hiện : Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên

Kết quả : Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ.

Đàm phán nguyên tắc

Mục tiêu : Giải quyết công việc hiệu quả

Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ

Thái độ : Mềm dẻo với người, cứng rắn với công việc

Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán

Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ không ở lập trường

Cách làm : Cùng tìm kiếm lợi ích chung

Điều kiện để thỏa thuận : Cả 2 bên cùng có lợi

Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn

Kiên trì tiêu chuẩn khách quan

Biểu hiện: Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận

Kết quả: Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép.

Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

Các bên có định kiến lẫn nhau

Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng

Không xác định được thế mạnh của mình và sử dụng chúng một các hiệu quả

Chỉ có một phương án duy nhất, không có phương án thay thế

Không biết cách nâng cao vị thế của mình

Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng (thời gian, vấn đề,…)

Đánh mất cơ hội được quyền ra yêu cầu trước

Vội bỏ cuộc khi hình như gặp bế tắc

Không chọn được thời điểm kết thúc hợp lý.

2/ Các hình thức đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh có thể phân loại bằng nhiều tiêu thức khác nhau

Căn cứ vào quốc tịch: đàm phán trong nước và đàm phán kinh doanh quốc tế

Căn cứ số lượng: đàm phán song phương và đàm phán đa phương

Căn cứ nội dung, chia thành đàm phán đầu tư, đàm phán xây dựng, đàm phán cung cấp nhân lực ...

Căn cứ tiến trình: đàm phán sơ bộ và đàm phán chính thức

Căn cứ chu trình: đàm phán một vòng và đàm phán nhiều vòng ....

Trong kinh doanh thương mại, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu chúng ta biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc.

A2.1. Đàm phán bằng văn bản

Đàm phán qua thư tín, văn bản là một trong những hình thức đàm phán truyền thống, tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài.

Khi đàm phán bằng thư tín cần phải chú ý những vấn đề sau: bức thư phải ngắn gọn, lịch sự - Nội dung thư cần được tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản, dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây hiểu nhầm.

Phân tích những ưu điểm và hạn chế của hình thức đàm phán này

Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là:

- Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua

- Chào hàng

Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.

Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng của mình.

- Đổi giá (mặc cả): Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị mới. Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực.

- Chấp nhận: Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo:

+ Hòan toàn, vô điều kiện.

+ Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực.

+ Do chính người được chào hàng chấp nhận.

+ Được truyền đạt đến tận người chào hàng.

Xác nhận: Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn và phân biệt với những đàm phán ban đầu.

b- Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, thông tin liên lạc thì đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến nhưng hình thức này không có gì làm chứng cứ hợp pháp nên người ta thường sử dụng kết hợp với dùng các phương tiện thông tin, điện tử như telex, fax, email v.v...

* Khi giao tiếp qua Điện thoại cần lưu ý:

Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?

Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe

Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại

Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?

Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại

Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện